Lítačka pracuje s osobními údaji klientů v souladu se zákonem

Operátor ICT reaguje na články Českého rozhlasu a serveru iRozhlas.cz, které byly zveřejněny v průběhu uplynulého týdne. V souvislosti s podáváním žádosti o kartu Lítačka online, nakládá Operátor ICT s osobními údaji klientů v souladu s platnou českou legislativou.

Operátor ICT před půl rokem umožnil podávat žádost o kartu Lítačka online. Tato služba je v souladu s naší vizí digitalizace města a přináší tak více pohodlí zákazníkům, kteří si mohou Lítačku vyřídit z pohodlí domova. Dosavadní možnost vyřídit si kartu na kontaktních místech, například ve Škodově paláci, zůstává zachována.

Jelikož karta Lítačka slouží jako identifikátor nejen v dopravě, je ověření totožnosti jejího majitele důležitá. Proto je při podání žádosti, respektive vytvoření karty, požadováno ověření totožnosti. To probíhá tak, že žadatel předloží pracovníkovi svůj doklad totožnosti, občanský průkaz nebo pas. Pracovník ověří totožnost dle fotografie a zkontroluje osobní údaje žádosti. Stejně jako to probíhá na pobočkách České pošty při vyzvednutí doporučeného dopisu. Tato varianta fyzického vyřízení karty stále zůstává a v budoucnu bude zachována.

V případech, kdy je žádost podána online, je také potřeba věrohodným způsobem ověřit totožnost žadatele. Vzhledem k tomu, že dosud není k dispozici propojení na Portál občana a Portál Pražana, na kterém pracujeme, nezbývá, než v případě takovéto žádosti požadovat kopii dokladu totožnosti (občanský průkaz). U osob mladších 15 let, za které podává žádost jejich rodič nebo zákonný zástupce, je potřeba ověřit totožnost jak žadatele (rodiče nebo zákonného zástupce), tak dítěte. Dítě se prokáže občanským nebo cestovním průkazem, pokud je dítěti již vydán, případně rodným listem. Všechny osoby starších 15 let mají povinně vydán občanský průkaz, tudíž pro jejich identifikaci požadujeme občanský průkaz, případně jiný doklad vydávaný státem, například cestovní pas. Osoby mladší 15 let si sice mohou o vydání jak občanského průkazu, tak cestovního pasu zažádat, nicméně není to jejich povinnost a většinou tyto doklady nemají vydány. Všem osobám byl povinně vydán rodný list, tudíž po osobách mladším 15 let můžeme požadovat prokázání se tímto dokladem. Nemůžeme podmiňovat vydání Lítačky tím, že si dotyčný vyřídí občanský průkaz nebo pas. Tyto doklady samozřejmě akceptujeme, pokud je mají osoby do 15ti let vydány.

Při podávání žádosti online je třeba analogicky ověřit totožnost jak rodiče žadatele, tak osoby mladší 15 let. Ověření totožnosti online probíhá tak, že si žadatel naskenuje příslušné doklady a jejich kopii bezpečným způsobem přenese a uloží do informačního systému vydávání karet Lítačka. Zde je zařazena do pořadníku schvalování žádostí. Pověření pracovníci Operátora ICT ověří, zda jsou fotografie, jméno a datum narození odpovídající údajům v žádosti. Pokud ano, žádost schválí, v opačném případě zamítne. V tento moment je kopie dokladu nenávratně automaticky vymazána a údaje z dokladu se nikam dále nezadávají ani nezpracovávají. Tento proces trvá v běžnou pracovní dobu cca jednu hodinu čili přístup ke kopii dokumentů je omezený jen dobou vyřízení žádosti. Přístup k těmto datům je omezen pouze na pověřené a proškolené pracovníky centra podpory uživatelů Operátora ICT.

Kopii samotnou vytváří vědomě a dobrovolně sám držitel dokladu, který ji do systému následně nahrává. Z toho tedy vyplývá, že nikdy žádnou kopii dokladu nemůže Operátor ICT získat bez vědomí, souhlasu a aktivní spolupráce držitele dokladu. Pokud by žadatel přesto nesouhlasil s pořízením kopie dokladů, služba mu je poskytnuta k vyřešení na přepážkách našich kontaktních center. V případě fyzického podání žádosti, není pořízení kopie dokladu totožnosti potřebné.

 Podle společnosti Operátor ICT je postup nastaven v souladu s platnými právními předpisy. Jedinou autoritou, která na správnost postupu dohlíží, je Úřad na ochranu osobních údajů.

Generální ředitel společnosti Operátor ICT Michal Fišer přesto zadal zpracování analýzy toho, jak je tato problematika ve smlouvách ošetřena.

Níže uveřejňujeme nejčastější otázky a odpovědi týkající se tématu:

• Za jakým účelem skeny obou dokladů Operátor ICT vyžaduje?

Scan občanského průkazu rodiče či zákonného zástupce nahrazuje v „digitálním světě“ předložení občanského průkazu žadatele stejně tak, jak je vyžadováno při podání této žádosti v papírové formě na přepážkách našich kontaktních míst. U osob mladších 13 let je žadatelem o kartu Lítačka rodič či zákonný zástupce. Předložení nebo nahrání dokladu totožnosti (občanského průkazu) slouží ke kontrole totožnosti žadatele a správnosti údajů vzhledem k údajům uvedených v žádosti.

Scan rodného listu dítěte nahrazuje v „digitálním světě“ předložení rodného listu (rodný list má ze zákona vystaveno každé dítě a do 15 let věku ho lze přijmout namísto OP nebo pasu i když je bez fotografie) jako identifikátoru osoby na kterou bude vydána karta Lítačka, tak jak je vyžadováno při vydávání karty fyzicky na přepážkách našich kontaktních míst. Předložení nebo nahrání rodného listu je tedy prováděno za účelem kontroly identifikačních údajů osoby na kterou je karta vydána.

• Byla by možná jiná cesta, jak dosáhnout potřebného ověření totožnosti (např. nahrání částečně začerněných dokumentů, čestné prohlášení atp…)?

Operátor ICT má ambici v budoucnu snížit věkovou hranici, kdy může dítě samo žádat o kartu Lítačka, čímž již nebude potřeba nahrání dokladu rodiče. Nicméně obzvláště po nedávném zpřísnění legislativy v důsledku GDPR a nejednoznačnosti další legislativy v tom, jaké úkony mohou činit nezletilé osoby samy, je velmi obtížné toto opatření uskutečnit.

Zároveň do budoucna zvažujeme možnosti využití Portálu občana či mojeID jako další možnosti. V současné době bohužel nevíme o žádné další cestě jak jinak dosáhnout potřebné míry ověření jiným způsobem. Nicméně nejen legislativa sama, ale i její výklad je něco, co se v čase neustále vyvíjí, a pokud bude v budoucnu prostor pro zmírnění požadavků rádi požadavky registrace upravíme.

• Jak dlouho jsou předmětné dokumenty uchovávány?

Všechny kopie dokumentů jsou v systému uchovány pouze do momentu, kdy naši pověření zaměstnanci schválí v systému žádost o vydání. V ten moment jsou tyto dokumenty ihned automaticky vymazány z informačního systému. Informace z dokladů se nikam dál neukládají a nezpracovávají. Tento proces trvá běžně jednu hodinu (v pracovní době). Informace jsou automaticky vymazány z informačního systému a mají k nim přístup pouze zaměstnanci přepážek a oddělení podpory karet.

• Je nějak auditovaný přístup ke kopiím dokladů do doby jejich vymazání?

Přístup k těmto dokumentům (ale i všem ostatním údajům) je logován (auditní záznam) v našem informačním systému. Každoročně jsou prováděny namátkové kontroly oprávněnosti přístup ze strany našich vedoucích a kontrolních pracovníků.

• Na základě jakého zákona je vytvářena kopie občanského průkazu?

Uplatní se ust. § 15a odst. 2 zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, podle kterého: „Je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana, kterému byl občanský průkaz vydán, pokud zvláštní zákon nebo mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána, nestanoví jinak.“

Jinými slovy je možné vytvořit kopii OP se souhlasem občana, kterému byl občanský průkaz vydán. V rozporu s § 15a odst. 3 zákona č. 328/1999 Sb není ani 3. odstavec, který uvádí: „…pokud tento zákon nebo zvláštní právní předpis nestanoví jinak.“. Kopii se souhlasem občana tak umožňuje právě tento zákon již v odstavci 2.

Požadavky na souhlas od žadatele jsou: je informovaný (subjekt osobních údajů ví, jaké údaje, v jakém rozsahu a k jakému účelu podává) a svobodný (služba není odepřena v případě nesouhlasu, stále je možnost podat žádost na přepážce). Konkrétní forma souhlasu pro tento úkon není zákonem požadována.

V případě, kdy kopii samotnou vytváří držitel dokladu a do našeho systému ji následně sám nahrává, lze souhlas pokládat za vyjádřený i kongruentně. Z toho důvodu, že bez vědomí, souhlasu a aktivní spolupráce držitele dokladu nikdy žádnou kopii dokladu získat nemůžeme.

• Je vydání Lítačky podmíněno vydáním kopie dokladu totožnosti?

Není, vydání Lítačky kopií dokladu podmíněno není, vždy je tu (a i zůstane) možnost vše řešit na přepážce, kde se kopie nedělá, protože v případě fyzického podání žádosti není potřeba.

• Jak je to s kopírováním zadní strany občanského průkazu?

Co se týče zadní strany občanského průkazu, ta se uplatní u občanských průkazů starého typu vydávaných od 1.7.2006 do ledna 2012, kde se ještě zapisovaly děti. Od ledna 2022, kdy vyprší poslední doklady tohoto typu nebude už zadní strana potřeba u žádného dokladu. V případě, že má totiž žadatel nahránu zadní stranu starého občanského průkazu, není už potřeba rodný list dítěte.

• Proč se nepoužívá pro nahrávání dokladů tzv. košilky?

Nechat naše zákazníky vytvářet takzvané „papírové košilky“ na občanské průkazy před skenováním by bylo příliš složité a obtěžující a automatické doplňování „košilek/masek“ zakrývajících ostatní údaje, než jsou jména, příjmení, datum narození, fotografie, platnost dokladu se neosvědčilo, jelikož software pro rozpoznání obrazu není dostatečně spolehlivý v případě, kdy je možné nahrát různé typy dokladů, a proto od tohoto postupu bylo upuštěno. Nicméně v případě, že by někdo o své vlastní vůli občanku v „košilce“ s požadovaným rozsahem údajů nahrál, byla by žádost přijata.